Du 18 au 20 juin 2026, à l’Hôtel Le Dégèl de Kpalimé, POSCVI-TOGO a organisé un atelier participatif de trois jours réunissant trente-trois (33) participants pour valider la version actualisée de son Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables (MPAFC). Un événement fondateur pour la gouvernance de la plateforme, qui marque une étape décisive dans son engagement en faveur de la transparence, de la redevabilité et de l’excellence institutionnelle.
Pourquoi ce manuel est un tournant pour POSCVI-TOGO
Fondée en 2015, POSCVI-TOGO fédère aujourd’hui trente-neuf (39) organisations membres déployées dans les trente-neuf (39) districts sanitaires du Togo. En dix ans, la plateforme s’est hissée au rang d’acteur incontournable de la promotion de la vaccination et de l’immunisation dans le pays. Mais grandir impose de se doter d’outils de gestion à la mesure de ses responsabilités.
Élaboré pour la première fois en 2018, le Manuel de Procédures de POSCVI-TOGO était devenu insuffisant face aux évolutions majeures intervenues depuis lors. L’organisation devait impérativement se mettre à jour pour répondre à quatre grandes mutations de son environnement :
- L’entrée en vigueur du Système Comptable des Entités à But Non Lucratif (SYCEBNL) issu de l’Acte Uniforme OHADA, qui redéfinit les obligations comptables des organisations comme POSCVI-TOGO ;
- Le renforcement des exigences fiduciaires de GAVI Alliance à travers son Manuel intégré d’exécution des subventions, qui impose des standards de transparence et de redevabilité plus élevés ;
- La croissance significative du portefeuille de projets et de subventions de la plateforme, qui requiert des procédures de passation de marchés et de contrôle interne plus rigoureuses ;
- Les orientations stratégiques de POSCVI-TOGO à l’horizon 2030, qui exigent une gouvernance institutionnelle renforcée et une clarification formelle des rôles et responsabilités.
En réponse, un consultant individuel appuyé par le cabinet 2E-FINANCES (Expertises et Évaluation Finances) a été mandaté pour procéder à l’actualisation complète du manuel, le portant désormais à douze (12) titres structurés couvrant l’intégralité des domaines de gestion : gouvernance, ressources humaines, finances, comptabilité, achats, projets, subventions, communication institutionnelle et contrôle interne.
« Un manuel que l’on ne met pas en pratique est une dépense sans retour. »
[W1] M. GBODJO Kodjo Ndanu Edouard, Président du Conseil d’Administration de POSCVI-TOGO
[W1]Cette citation est extraite textuellement du discours du PCA conformément au rapport. Elle cristallise le message central de l’article : la validation n’est pas une fin en soi mais un acte d’engagement à mettre en œuvre.
Un outil de gestion adapté aux réalités actuelles
Le nouveau MPAFC se distingue de son prédécesseur par quatre réformes structurantes, présentées par le consultant lors de l’atelier :
- Gouvernance institutionnelle renforcée : organigramme actualisé, fiches de poste formalisées, niveaux de délégation financière clairement définis, gestion des intérims encadrée.
- Gestion financière et comptable modernisée : alignement sur le plan comptable OHADA-SYCEBNL, procédures de contrôle et de reporting financier standardisées.
- Passation des marchés structurée : procédures d’achat formalisées avec des seuils d’autorisation clairs et un responsable désigné.
- Gestion des ressources humaines formalisée : cycle RH complet, gestion des performances, procédures d’intégration du personnel et révision des conditions de stage.
Ces quatre piliers constituent le socle d’une organisation capable de gérer avec rigueur les ressources qui lui sont confiées, et de rendre compte avec transparence de l’utilisation de ces ressources à ses partenaires et aux communautés qu’elle sert.
Un processus participatif exemplaire : la voix de toutes les parties prenantes
La force de cet atelier réside dans son caractère profondément inclusif. Loin d’une validation de convenance, il a constitué un exercice critique et rigoureux, mené par des participants représentant l’ensemble de l’écosystème de POSCVI-TOGO.
Des acteurs représentatifs à tous les niveaux
Les trente-trois (33) participants représentaient cinq catégories d’acteurs complémentaires :
Le représentant des autorités sanitaires : le Directeur Préfectoral de la Santé Kloto (DPS), représentant le Ministère de la Santé et le Directeur Régional de la Santé des Plateaux.
Les instances de gouvernance : membres du Conseil d’Administration (CA) de POSCVI-TOGO, garants de la vision et de la redevabilité institutionnelle ;
Le Secrétariat Technique (ST) : coordinateurs et équipes opérationnelles, premiers utilisateurs du manuel au quotidien ;
Les Points Focaux et OSC membres : représentants des organisations partenaires présentes dans les 39 districts sanitaires du pays ;
Les partenaires techniques et financiers : représentés par le Conseiller Stratégique de MannionDaniels pour le Togo, gestionnaire des fonds de GAVI Alliance dans le cadre du projet de renforcement des capacités ;
Le représentant des autorités sanitaires : le Directeur Préfectoral de la Santé Kloto (DPS), représentant le Ministère de la Santé et le Directeur Régional de la Santé des Plateaux.
Trois jours de travaux : une méthodologie rigoureuse
L’atelier a adopté une approche andragogique participative et interactive, structurée en trois temps complémentaires :
- Jour 1 — Présentation générale : le consultant a présenté l’architecture du MPAFC actualisé, ses innovations majeures et les quatre réformes clés introduites.
- Jours 2 & 3 — Travaux de groupes thématiques : quatre groupes de travail ont passé au crible les douze titres du manuel, analysant chaque section selon six dimensions : pertinence, cohérence, conformité réglementaire, faisabilité opérationnelle, mécanismes de contrôle interne et recommandations d’amélioration.
- Plénières de restitution : chaque groupe a présenté ses observations, débattu avec l’ensemble des participants et proposé des amendements consensuels, intégrés en temps réel dans le document.
Cette architecture pédagogique a permis de confronter les points de vue, de prendre des décisions consensuelles et de s’assurer que chaque disposition du manuel reflète fidèlement les réalités opérationnelles de la plateforme. Le défi de l’actualisation de ce manuel de procédures est de sécuriser et pérenniser l’activité de l’organisation. Il permettra de garantir la fiabilité du contrôle interne, maintenir la continuité du travail malgré le changement et harmoniser les pratiques.
Les principales contributions des groupes de travail
Les quatre groupes ont formulé des recommandations substantielles sur l’ensemble des domaines couverts par le manuel :
- Groupe 1 (Titres 1–3 : Gouvernance) : redynamisation du systèmes d’intérim et de la délégation des taches,renforcement des mécanismes de redevabilité à tous les niveaux, mise en place d’engagements formels sur les conflits d’intérêts, institution d’une fiche d’engagement du Coordonnateur envers le CA.
- Groupe 2 (Titres 4–6 : RH, Missions & Marchés) : implication du CA dans le recrutement du Coordonnateur, ajout de tests écrits, révision des conditions de stage, amélioration du processus de paie, renforcement du contrôle des missions et du parc de véhicules.
- Groupe 3 (Titres 7–9 : Finances & Comptabilité) : structuration claire des seuils de passation de marchés alignés sur ceux des partenaires (MSHPCSUA, GAVI, …) renforcement de la sécurité des données, séparation stricte des tâches, traçabilité renforcée des opérations financières.
- Groupe 4 (Titres 10–12 : Communication, Projets & Contrôle) : arrimage des communications au Plan Stratégique 2025–2030, intégration de la matrice-racine dans la gestion des projets, adoption de la terminologie « contrôle a priori / a posteriori » conforme aux standards internationaux (COSO).
- « Disposer d’un manuel de procédures pour une organisation, c’est comme pour une personne physique la dotation de documents juridiques fondamentaux. Ce faisant, POSCVI-TOGO augmentera sa notoriété et sa capacité à gérer de grands projets. »
Conseiller Stratégique MannionDaniels pour le Togo, représentant le partenaire technique et financier.
Les perspectives : un manuel au service de la vaccination
La validation du MPAFC ne marque pas la fin d’un processus — elle en marque le commencement. Pour POSCVI-TOGO et ses 39 organisations membres au service des communautés des 39 districts sanitaires du Togo, ce document est avant tout un outil quotidien au service d’une mission qui dépasse les murs d’une salle de conférence : que chaque enfant et chaque femme enceinte au Togo bénéficie d’une vaccination de qualité.
Trois engagements concrets pour l’après-atelier
À l’issue de l’atelier, trois recommandations opérationnelles ont été adoptées par les participants :
- Dans les 5 jours ouvrés : intégrer l’ensemble des observations et amendements validés dans la version finale du MPAFC.
- Dans les 10 jours ouvrés : diffuser le manuel à l’ensemble des parties prenantes — secrétariat technique, organisations membres et partenaires.
- À court terme : élaborer et intégrer au manuel une politique de sauvegarde de l’enfant et des autres cibles d’interventions de POSCVI-TOGO, conformément aux standards attendus dans les programmes de santé financés par le Togo et ses partenaires, notamment GAVI Alliance.
Ce que ce manuel change concrètement
Pour les équipes du Secrétariat Technique, les Points Focaux et les OSC membres, ce MPAFC actualisé apporte des garanties tangibles au quotidien :
- Des rôles et responsabilités clairement définis pour chaque membre de l’équipe, à tous les niveaux de la plateforme.
- Des procédures standardisées qui garantissent la continuité des activités même en cas de changement de personnel.
- Un contrôle interne renforcé qui protège l’organisation et les ressources qui lui sont confiées contre les risques fiduciaires.
- Une meilleure lisibilité pour les partenaires qui, en confiant des fonds à POSCVI-TOGO, peuvent s’appuyer sur des procédures transparentes et conformes aux standards internationaux.
- Un socle pour la croissance qui permettra à POSCVI-TOGO de répondre à des financements plus importants, en démontrant sa capacité à les gérer avec rigueur.
« Par cette mise à jour de son manuel de procédures, POSCVI-TOGO témoigne de son engagement constant en faveur du respect des normes de gestion et de la recherche de l’excellence dans l’atteinte de ses objectifs. »
Déclaration de clôture de l’atelier, Kpalimé, 20 juin 2026
Reconnaissance et gratitude
Cet atelier n’aurait pas atteint ce niveau de qualité sans l’engagement de partenaires stratégiques de premier plan. POSCVI-TOGO adresse ses remerciements les plus sincères à MannionDaniels, dont le soutien continu en faveur du renforcement des capacités du système de santé au Togo (dans le cadre du projet financé par GAVI Alliance (Réf. 84HW-J9ND-NM)) a rendu possible cette démarche d’excellence institutionnelle.
Une reconnaissance particulière est également adressée aux experts, notamment le consultant individuel et le Cabinet 2E-FINANCES (Expertises et Évaluation Finances), qui ont accompli un travail remarquable de précision et de rigueur dans l’actualisation du manuel, transformant les contraintes réglementaires en un outil pratique et opérationnel.
Enfin, la réussite de cet atelier est avant tout celle de ses 33 participants (membres du CA, équipes du Secrétariat Technique, Points Focaux, représentants des OSC membres et autorités sanitaires) qui ont fait preuve d’une abnégation totale et d’un esprit de rigueur constructive durant ces trois journées de travaux intenses.
À PROPOS DE POSCVI-TOGO
La Plateforme des Organisations de la Société Civile pour la Vaccination et l’Immunisation au Togo (POSCVI-TOGO), créée en 2015, regroupe 39 organisations membres actives dans les 39 districts sanitaires du pays. Sa mission : œuvrer pour la vaccination de qualité de tous les enfants et de toutes les femmes enceintes, à travers le plaidoyer, la mobilisation des ressources et le partenariat. Le projet de renforcement en cours est financé par GAVI Alliance et mis en œuvre par MannionDaniels (Réf. 84HW-J9ND-NM).
Contact : poscvitg@gmail.com https://poscvitogo.com|Lomé-Togo,
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